Objetivo
Dado el compromiso adquirido en NGS para evitar cualquier incumplimiento de las normas y políticas internas, principios éticos y leyes se ha implantado un buzón ético y canal de denuncias dentro de la organización.A través de este, los empleados, el personal externo y las partes interesadas o stakeholders (proveedores, colaboradores, entre otros) podrán comunicar cualquier delito, irregularidad o conflicto de interés que se esté produciendo o pudiera producirse dentro de NGS.
¿Qué hechos deben ser comunicados a través del Buzón Ético?
La finalidad del buzón de denuncias es poder “denunciar actos de incumplimiento de la normativa legal, interna y externa de la organización, o en su caso las dudas sobre el cumplimiento y/o incumplimiento”. Es importante que ante cualquier duda sobre si un hecho debe o no ser comunicado, se comunique igualmente mediante el buzón de denuncias para así poder evitar posibles irregularidades y delitos dentro de la organización.
Ejemplos de algunos casos susceptibles de comunicación. Con carácter enunciativo y no limitativo, algunos de los casos que puedan ser susceptibles de comunicación son:
- Actos efectuados en conflicto de interés.
- Aceptación u ofrecimiento de regalos o invitaciones que contravengan lo dispuesto en las normas internas.
- Casos de acoso laboral.
- Delitos penales como pueden ser el cohecho, delitos informáticos, delitos relacionados con la propiedad industrial o intelectual, delitos de estafa, financiaciones ilegales, entre otros.
- En definitiva, cualquier hecho o conducta que sea contraria a la normativa interna de NGS y a la legislación vigente
Denuncias a través del buzón
La persona que tuviese conocimiento de una irregularidad podrá comunicarlo a través del Buzón Ético ebco@ngs-software.com
Se garantiza que toda comunicación de dicho buzón se mantendrá confidencial y privada. El responsable del buzón de denuncias considerará si los hechos denunciados suponen una infracción o no, procediendo en su caso al archivo de la comunicación, o a la iniciación de un procedimiento de investigación.
Protección de los denunciantes, de los denunciados y de terceros afectados
La organización no será conocedora de la identidad del denunciante, a no ser que éste autorice expresamente al responsable del Buzón de Denuncias. Con esto se pretende favorecer que no se dejen de comunicar hechos irregulares por miedo a posibles represalias.
No obstante, si posteriormente se abriese un proceso judicial, la identidad del denunciante podrá ser revelada si así lo dispone la Autoridad Judicial responsable de la investigación.
Las comunicaciones efectuadas por los denunciantes han de estar basadas en la buena fe y en el ofrecimiento de un contenido veraz, entendiendo que pueden existir hechos que tras la investigación se demuestre que no ocurrieron, por lo que ante cualquier duda para el denunciante es mejor comunicar.
Derecho a la confidencialidad de la denuncia y la investigación
La información recibida a través del Buzón Ético, así como la generada en fase de estudio e investigación, serán tratadas con la máxima confidencialidad, adoptándose por el responsable así como por el responsable del tratamiento (NGS), todas las medidas técnicas y organizativas adecuadas para salvaguardar la confidencialidad, tanto de la información como de las comunicaciones efectuadas en relación al uso del Buzón Ético.
Derecho de Defensa del Denunciado
Se preservará el derecho de defensa del denunciado, facilitándole información suficiente, clara y concreta que le permita conocer los hechos que se le imputan, así como las circunstancias necesarias para facilitar el efectivo ejercicio de su derecho y, en su caso, la presentación de alegaciones y pruebas en contrario.
Así mismo, tendrá derecho a ser informado en el plazo máximo de un mes que se ha presentado una denuncia contra él, excepcionalmente tres meses si la investigación lo requiere.
Protección de Datos
Es de aplicación lo establecido en el RGPD -Reglamento UE 2016/679- así como aquella normativa nacional que rija en cada momento la protección de datos personales.
El acceso a los datos, en especial los de carácter personal obtenidos a través del Buzón Ético serán tratados con la máxima confidencialidad y, en concreto, el acceso a los mismos se limitará al responsable del Buzón y al Órgano de Cumplimiento Normativo de NGS, conservándolos durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la pertinencia de inicio de investigaciones. Transcurridos tres meses, procederá en todo caso la supresión de éstos.
El denunciado tendrá derecho al ejercicio que los arts. 15 a 22 del RGPD otorgan al interesado, si bien:
El derecho de acceso no comprenderá los relativos a la identidad del denunciante y de otras personas afectadas por el procedimiento iniciado.
No procederá la oposición, rectificación ni cancelación de datos personales durante la tramitación del procedimiento de estudio e investigación de las denuncias presentadas.